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廈門荊藝軟件股份有限公司:物流企業信息化應用案例

發布時間:2023-07-12 10:22:27 中物聯物流信息服務平臺分會


一、企業簡介

廈門海翼物流有限公司于2002年11月7日注冊設立,公司注冊資本金為9500萬元,廈門海翼物流有限公司為海翼集團所屬成員企業海翼國貿全資子公司。系國家AAAA級綜合服務型物流企業、福建省和廈門市重點物流企業、福建制造業與物流業聯動發展示范企業。

目前,公司旗下共有廈門金龍汽車物流有限公司、廈門海翼供應鏈管理有限公司、廈門海翼云商信息科技有限公司等3家子公司,并在上海設立了分公司。

公司自有物流中心用地12.6萬平米,致力于商貿流通領域的供應鏈成功運營。業務包括:采購環節的原材料調達運輸、VMI庫存管理等;生產環節的零部件配送物流;銷售環節的整車保管及運輸(含公路運輸、鐵路運輸、駕送,及海運代理等) ;售后環節的配件倉儲與運輸配送服務;出口物流的CKD、SKD理貨、包裝與倉裝業務,以及貿易物流的運輸與倉庫監管等。

二、建設背景

海翼物流旗下多家子公司,業務板塊眾多,當前信息化管理未能統一,不同公司使用不用的信息系統,造成信息傳遞不及時,無法做到集團統一管控,具體體現在以下以下四個維度:

(1)業務維度

?針對同個客戶的業務,由于各部門使用系統不同,導致基礎檔案需要重復建立

?各業務環節之間在系統上沒有進行對接,無法實現供應鏈全程跟蹤

?業務板塊增加時,系統沒有可擴展性,需要重新立項開發

(2)財務維度

?各個業務板塊的結算數據無法匯總,無法做到統一結算

?各個業務板塊需要分布與總部財務系統對接,重復建設工作量大

(3)客戶維度

?缺失客戶的統一管理與跟蹤(合同、檔案、關系等)

?客戶體驗差,只能通過電話詢問客服,缺乏客戶自助服務方式

(4)管理維度

?管理審核依靠原始的紙面單據簽字,效率低下

?業務、財務數據需要依靠人工匯總進行統計

?部分業務、財務數據無法做到集中管控,存在管理風險

三、建設內容

在荊藝軟件為海翼物流進行信息系統訂制與實施過程中,海翼物流的業務板塊多樣化、業務服務要求精細化、業務數據傳遞復雜化、業務控制準確化等要求成為系統建設的難點,其中荊藝基于自有研發的KCP配置平臺進行搭建供應鏈管理系統,結合海翼物流現行業務板塊,分別定制具有各板塊業務(倉儲、運輸、貨代、租賃)可獨立互聯但同時業務板塊間數據可互相傳遞影響的信息架構,為海翼物流解決實施信息化過程起到關鍵作用,并設計如下建設重點:物流信息化整合可以分為三個層次:

第一個層次是企業內部信息資源的整合,提高物流運作的自動化程度和物流決策的水平,企業通過內部信息整合,實現業務的優化管理和業務財務的一體化管理;

第二個層次是將信息化系統拓展到供應鏈的上下游,與上游廠商采購、生產進行對接,同時將下游的分銷企業納入到供應鏈的一體化系統;

第三個層次是伴隨著物流產業面向供應鏈管理的系統快速發展,資源、市場和信息的整合推動了物流信息平臺化。

根據海翼物流信息化建設的需求,結合荊藝軟件在物流供應鏈信息系統成功實施經驗,確立海翼物流信息系統的定位如下:

(1)建設集成的企業信息化平臺

在現有的國際經濟體制下,企業的客戶對象種類繁多,業務合作伙伴也會涉及各方各面,合作伙伴中,上游有客戶、下游有貨運公司,還有銀行等,因此其信息化建設也絕不能孤立存在于企業中,海翼物流信息系統建設應立足于供應鏈的思維,貫徹以客戶為中心,以市場為主導的企業理念,通過技術信息平臺整合行業資源,深入開發各種相關的信息資源,并在相關領域做到信息資源共享。

(2)以客戶為中心建設信息系統

在進行信息化的全過程中,應注意人在整個信息系統中的作用和態度。貨主(客戶)對物流的“及時性”要求越來越高,特別是隨著作為客戶的企業大力引入信息技術、建立信息系統,這要求物流業者的信息技術應用水平也要不斷提高,與不斷進步的客戶同步成長。

(3)信息化與流程再造相結合

物流的信息化首先是一個流程再造的過程,物流的成功必然伴隨著業務和管理流程的再造,不能局限在一個純技術范圍來研究。要解決產業的整個系統優化、流程改造、經營管理理念等問題,信息系統需要集成。

通過項目的實施,海翼物流改變了以往各個業務板塊獨立運行,相互間信息需要線下傳遞的局面;同時業務財務能夠在一體化平臺進行處理,不再需要業務數據操作一遍,再財務數據操作一遍,提高了數據利用率,使得信息流轉更迅速,業務操作效率得到極大提升。

四、效益分析與評估

在宏觀方面:海翼物流信息化建設項目的成功上線后,通過海翼物流信息系統能夠從進倉計劃開始進行全流程的業務數據控制管理、業務運作監控管理、業務結果分析改進等業務層面信息管理,通過管理過程中對數據的傳遞、對業務的控制、對財務的分析達到海翼物流業務流、財務流、信息流等多種層面互動,為海翼物流滿足現代化物流管理所需要具備的信息管理能力提供了全面支持。

根據信息系統管理能力的提升導致業務能力的提升,幫助海翼物流在整體企業核心競爭力方面提高了一個層次,為海翼物流逐步在供應鏈一體化過程中體現出具有現代物流特性的物流管理能力奠定了基礎,同時為公司在未來市場競爭中所具備先進的物流管理理念與管理能力、先進的供應鏈管理基礎等提供核心支持。

在微觀方面:海翼物流信息系統的上線良好的解決了以往公司內部物流管理混亂、物流結點繁雜、物流控制薄弱、物流資金浪費等多種癥結,以統一的物流管理思路,滿足業務板塊龐大、客戶管理統一、物流運輸方式優化、物流環節縮減、物流費用節省等物流需求。為海翼物流滿足構建整體物流、整體信息平臺的要求做出了貢獻。通過信息平臺管理進行優化的企業業務流程后,為海翼物流市場競爭模式、物流運營模式改變提供了基礎。

五、信息化實施過程中的主要經驗

經過海翼物流與荊藝軟件雙方成員的共同努力,項目實施進展順利,在項目的建設推廣過程中有以下幾點體會與經驗教訓:

?信息化需要客戶高層領導的高度重視:

信息化系統服務于業務部門、財務部門,輔助公司進行管理,信息化建設要依托于全員參與,沒有所有相關人員的支持,要想獲得成功就是空談。能夠調動這一切人員和力量的人,唯一的就是公司的最高負責人,要把信息化建設工程作為一把手工程來抓。

?讓客戶關鍵用戶充分參與信息化的過程;

關鍵用戶是信息化項日實施團隊的成員之一,是單位內部精通各自業務流程的人員。在整個項目實施過程中,關鍵用戶配合實施顧問一起完成業務調研、差異分析、客戶化定制、主數據準備、編寫文檔等重要工作,負責協調最終用戶和實施顧問之間關系,使系統功能達到最優化以滿足業務需要。系統上線后,關鍵用戶還要承擔主數據維護、后續培訓、輔導其他最終用戶完成相應的系統操作。

在信息化項目的實施過程中,關鍵用戶起到實施顧問和企業之間的關鍵性橋梁以及企業上下級、部門領導與企業更高層之間的橋梁,找到合適人擔任這角色,并留住他們,是項目成功的關鍵。 

?需求的詳細充分調研、分析、變更控制;

信息化項目的建設與實施過程,需求調研起到至關重要的作 用??梢哉f沒有需求調研,就無法達到項日的預期日標。只有進行詳盡細致的需求調研,針對終體項目的特點與性質,進行充分有效的需求調研分析,才能設計出滿足用戶需求的信息化系統;只有如此,才能使相關信息化項目順利開展,待項目實施運行后才能達到提高管理水平、降低成本、提高作業效率的目的。而在項目過程中,需求可能隨著用戶的思想變化或各種原因產生變化,這時就需要對需求變更進行嚴格把控,避免需求的不斷放大,這些都是保障項目順利進展的措施。 

?計劃的管控是項目管理的首要任務:

計劃方面,信息化建設項目往往帶有較多的創新成份和不確定性,項目成果出來之前,并不能確定最終成果的模樣。因此,用戶需求和任務目標在整體計劃中都不易表述得十分具體,特別是對要實現的功能往往有相當程度的靈活余地。由于這些原因,整體計劃中的工作范圍、所需時間都難以準確估計,所以時間計劃必定是一個反復修改的過程。項目管理的首要任務是計劃!盡管信息化建設項目中存在諸多變數,但細致的整體計劃工作是前提,實施過程中,項目隊伍成員必須嚴格按計劃實施!

?共性化需求與個性化需求的兼容

信息化建設中,涉及到的部門眾多,各個部門都會提出自身的需求,對這些需求必須進行梳理,抽取共性的內容,無法抽取的個性化內容可以采取轉換思路的方式去貼合個性化需求,無法轉換的則梳理為個性化需求。在系統設計中,要考慮共性化需求與個性化需求的兼容,即減少系統的復雜程度,又能盡可能滿足所有部門的需求。

六、下一步的改進方案、設想

信息化系統建設是需要不斷完善升級的,并根據公司發展、業務變化不斷提升系統功能,下一步海翼物流將進行以下改進:

?對接電子簽字,實現無紙化簽約模式。

雖然通過項目的實施,海翼物流以實現全面的線上辦公,但合同、單據、審批表等仍然需要打印實體紙質文件進行交接。為了提升效率,后續將對接電子簽章功能,實現完全無紙化辦公。

?建設微信平臺,客戶可以隨時查詢庫存等信息。

未來信息化的應用將更趨向于移動化辦公,常用的手段有APP和微信小程序或公眾號。而對于外部用戶而言,無法要求用戶安裝APP,因此后續將建設微信平臺,以滿足外部用戶移動協助辦公的應用。

?應用電子標簽RFID,提高現場進出貨物操作效率。

通過信息化項目的實施,海翼物流已實現了現場掃碼作業方式。但無論一維碼還是二維碼,都需要逐個近距離掃描。為了提高現場作業效率,后續將應用電子標簽RFID,實現批量掃描作業方式。


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